Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
Wie sieht ein voll optimiertes Backoffice aus? Und was bringt die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse? Das klären wir – mit Praxisbeispielen aus Ihrem künftigen Firmenalltag.
Stellen Sie sich vor, eine Software erledigt ab sofort Routinearbeiten in Ihrem Unternehmen. Sie nimmt Ihrer Belegschaft automatisiert zeitintensive, wiederkehrende Aufgaben ab wie:
- Ihre Arbeitszeiten erfassen Sie bequem via App – von überall aus.
- Eine Künstliche Intelligenz nimmt Ihrem Sales-Team das Antworten auf Kundenbestellungen ab und erstellt selbständig Angebote.
- Ihre Buchhaltung feiert das Ende der Excel-Fummelei, weil eine Software die Finanzberichte automatisch in der Form von Diagrammen und Heatmaps auf die Bildschirme zaubert.
- Die Produktivität Ihrer Firma geht durch die Decke, die Fehlerquote deutlich zurück.
Das Ergebnis, wenn Sie solche und andere Geschäftsprozesse automatisieren: Ihre Mitarbeitenden können sich auf strategische Kernaufgaben konzentrieren und Wettbewerbsvorteile sichern wie nie zuvor.
Möglich macht das zum Beispiel das ERP Business Central von Microsoft – eine Software, mit der Sie Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren. Egal, ob Start-up, Mittelstand oder Großkonzern: die Optimierung von Geschäftsprozessen durch automatisierte Abläufe boomt – und sie funktioniert in allen Abteilungen, von der Buchhaltung über den Kundenservice bis hin zur Logistik.
Doch was bedeutet Automatisierung im Detail, und in welchen Bereichen kann Ihr Unternehmen konkret davon profitieren?
Zeiterfassung automatisieren – für eine exakte Stundenkalkulation
Ihre Mitarbeitenden erfassen Arbeitszeiten automatisiert und nicht mehr manuell in hundertzwölfspaltigen Excel-Tabellen, sondern ordnen die geleisteten Stunden direkt den jeweiligen Projekten zu. Am Monatsende erhält die Projektleitung automatisch eine übersichtliche Darstellung aller erfassten Stunden zur Prüfung und Freigabe.
Tätigkeitsnachweise werden automatisch den Rechnungen beigefügt. Sie erhalten eine detaillierte Echtzeitauswertung der Arbeitszeiten jedes Teammitglieds, einschließlich Urlaubs- und Abwesenheitszeiten.
So lässt sich auf einen Blick erfassen, wie viele Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt aufgewendet wurden.
➡️ Das Ergebnis: eine exakte Stundenkalkulation, eine einfache Auswertung der Profitabilität von Aufträgen und mehr Transparenz und ein schnellerer Überblick für alle Beteiligten.
Helpdesk automatisieren – für einen reibungslosen Support
Einzelne E-Mails von Mitarbeitenden an den IT-Helpdesk sind Geschichte. An das ERP ist ein Ticketsystem wie beispielsweise Jira angebunden, mit dem eingehende Supportanfragen direkt bearbeitet werden können. Um IT-Support zu erhalten, eröffnet ein Teammitglied ein Ticket.
Alle zur Bearbeitung des Tickets nötigen Daten (bei defekten Arbeitsgeräten etwa Seriennummer, Artikelbezeichnung oder Informationen zu bestehenden Wartungsverträgen) werden aus dem ERP automatisch ins Ticket übernommen und sind für den Support direkt verfügbar.
➡️ Das Ergebnis: Die Bearbeitung von Supportanfragen verläuft effizienter und transparenter. Analysen, wie viele Tickets pro Monat eingehen, wie viele davon erfolgreich geschlossen werden oder welche Bearbeitungszeiten anfallen, sind mit einem automatisierten Helpdesk ein Kinderspiel.
Wiederkehrende Abrechnung automatisieren – für mehr Planbarkeit
Automatisierte Abrechnung macht Schluss mit der manuellen Erstellung und Anpassung von Rechnungen für wiederkehrende Leistungen. Mit dem ERP Business Central und der daran angebundenen Abrechnungs-App DYCE verwalten Sie wiederkehrende Vertragsmodelle digital und übersichtlich.
Die Software rechnet wiederkehrende Leistungen automatisch ab, erstellt individuelle Abrechnungszeiträume, berechnet Kündigungsfristen in Verträgen, verrechnet eingekaufte Leistungen wie z. B. Lizenzen automatisiert an die Kundschaft weiter und erfasst Änderungen bei wiederkehrenden Leistungen (beispielsweise eine Erhöhung der Nutzerzahl) automatisch in der Rechnung.
➡️ Eine Sache ist garantiert: die Fehlerquote in Ihrer Buchhaltung reduziert sich um ein Vielfaches, und der Cashflow wird planbarer und übersichtlicher.
Controlling automatisieren – für eine fehlerfreie Buchhaltung
Mit Excel-Tapeten geführte Finanzbuchhaltung ist fehleranfällig – und jetzt ist sie Geschichte. Stattdessen erstellt die ans ERP gekoppelte App Power BI mit Daten, die bereits in Ihrem ERP vorhanden sind, automatisierte Echtzeit-Finanzberichte.
Ob GuV, Bilanz oder BWA – die Software liefert alles aufgrund von aktuellen Daten inklusive Plan- und Forecastwerten sowie Vergleiche mit Vorperioden. Auch eine automatisierte Auswertung von Produktkategorien, Kundengruppen, Vertriebsregionen oder unternehmensinternen Profit-Centern ist möglich.
➡️ Das Ergebnis: Profitabilitätsauswertungen, Kostenanalysen sowie Ist-/Soll-Aufwände spuckt die Software auf Knopfdruck aus – in Echtzeit, ganz ohne manuellen Aufwand. Besser geht kaum – das ist Controlling auf höchstem Niveau.
Kostenrechnung automatisieren – für mehr Transparenz
Innerhalb der Kostenrechnung ist insbesondere die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung essenziell, um die Profitabilität eines Produktes oder Geschäftsbereiches zu erkennen. Das aber zu ermitteln kann enorm aufwändig sein: Einkauf, Personalaufwand und vor allem die Kosten für Marketing, Büromiete, Forschung, Entwicklung müssen anteilig den jeweiligen Produkten, Kunden oder Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Sie ahnen – und kennen es vielleicht: Das manuell umzusetzen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Durch Automatisierung wird dieser Prozess schneller und präziser. Beispielsweise werden die Miete eines Bürogebäudes oder der Einkauf von Lizenzen automatisch auf Kostenstellen wie Vertrieb oder Verwaltung verteilt, basierend auf der Anzahl der Mitarbeitenden.
Auch komplexe Aufgaben wie die Stundensatzermittlung eines Consultants, inklusive Gehalt und Gemeinkostenanteilen, werden exakt berechnet.
➡️ Das Ergebnis: Mit der Automatisierung Ihrer Kostenrechnung erhöhen Sie die Genauigkeit Ihrer Kostenanalysen, optimieren Ihre Preisgestaltung und gewinnen wertvolle Einblicke.
Bestellabwicklung automatisieren – für Beschleunigung in Ihrem Vertrieb
E-Mail-Chaos im Bestellpostfach ade – mit der Automatisierung Ihrer Bestellabwicklung wird aufgeräumt. Ein Sales Order Agent auf Basis künstlicher Intelligenz überwacht das Vertriebspostfach, erkennt Kundenanfragen und erstellt automatisch ein passendes Angebot.
Gleichzeitig generiert er einen Antwortvorschlag, den das Vertriebsteam nur noch bestätigen muss. So wird die Bearbeitung beschleunigt und der Vertriebsprozess verkürzt.
Auch die Auftragsbearbeitung profitiert: Der Sales Order Agent wandelt Bestellungen vollautomatisch in Aufträge um und übernimmt die Kommunikation zu Lieferterminen oder Änderungen.
➡️ Das Ergebnis: Die automatisierte Bestellabwicklung spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Kapazitäten für strategische Aufgaben.
Weitere Bereiche – für Automatisierung an allen Ecken
Im Grunde lassen sich die Abläufe in jedem Unternehmensbereich automatisieren. Alles, was Sie dazu brauchen, sind die passende Software und ein Spezialist für die Implementierung. Neben den oben beschriebenen Prozessen lassen sich auch folgende Bereiche automatisieren:
Einkauf und Beschaffung
- Bedarfsermittlung und Bestellvorschläge: Automatische Analyse des Bedarfs und Erstellung passender Bestellvorschläge auf Basis von Verbrauchsdaten und Lagerbeständen.
- Überwachung von Lieferterminen: Automatische Nachverfolgung von Lieferterminen mit Benachrichtigungen bei Verzögerungen.
Lager und Logistik
- Bestandsverwaltung: Echtzeit-Überwachung von Lagerbeständen und automatische Aktualisierung bei Warenein- und -ausgängen.
- Nachschubsteuerung: Automatische Bestellung von Nachschub bei Unterschreitung definierter Mindestbestände.
- Versand- und Lieferdokumentation: Automatisierte Erstellung von Versandetiketten, Lieferscheinen und Tracking-Informationen.
Produktion
- Planung und Steuerung von Produktionsprozessen: Automatisierte Erstellung von Produktionsplänen, Überwachung von Fertigungsaufträgen und Optimierung der Abläufe in Echtzeit.
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Dynamische Zuweisung von Maschinen, Personal und Materialien basierend auf Verfügbarkeiten und Auftragsprioritäten.
- Qualitätskontrolle: Automatische Erfassung und Auswertung von Qualitätsdaten während der Produktion sowie Generierung von Berichten und Maßnahmenvorschlägen bei Abweichungen.
Personalwesen
- Lohnabrechnung: Automatische Integration der Arbeitszeiten in die Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung von Überstunden, Boni und Abzügen.
- Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten: Automatisierte Beantragung, Genehmigung und Dokumentation von Urlaubs- sowie Krankheitszeiten.
- Onboarding-Prozesse: Automatisierung von Einstellungsprozessen, einschließlich Vertragsvorbereitung, Schulungsplänen und Zugriffsverwaltung für neue Mitarbeitende.
- Mitarbeiterentwicklung: Planung und Nachverfolgung von Weiterbildungsmaßnahmen sowie automatisierte Erstellung von Entwicklungsberichten.
Fazit
Automatisierung ist das A und O für reibungslose Geschäftsabläufe in modernen Unternehmensstrukturen. Doch Automatisierung geht nicht irgendwie und ohne Plan, sondern sollte wohl überlegt sein.
Um die Prozesse in Ihrer Firma gewinnbringend zu optimieren, ist der Einsatz des richtigen ERP-Systems entscheidend.
Wir setzen bei Ascensify auf Business Central von Microsoft mit den dazugehörigen Softwareerweiterungen – und empfehlen die Software insbesondere Mittelständlern aus der IT-Branche und Professional Services.