Wie kann ich die Zeiterfassung in meinem Unternehmen automatisieren?

Der Ascensify-Leitfaden für Unternehmen

„Wie viele Stunden haben wir letzte Woche an Projekt X gearbeitet – und wie viel davon ist fakturierbar?“

Wenn solche Fragen in Ihrem Unternehmen nur mit Aufwand oder Bauchgefühl beantwortet werden können, ist es Zeit für automatisierte Zeiterfassung. Für IT-Dienstleister ist sie einer der Schlüssel zu reibungslosen Projekten, korrekter Abrechnung und besseren Entscheidungen. Wie Sie die Umstellung auf eine saubere automatisierte Arbeitszeiterfassung bewältigen und welche Vorteile Ihnen dabei entstehen, lesen Sie hier.

So automatisieren Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen

Die automatisierte Zeiterfassung ist weit mehr als nur ein technisches Upgrade – sie bringt frischen Schwung in Ihre Abläufe und schafft echte Effizienzgewinne. Der Schlüssel zum Erfolg: Schrittweise Einführung und ein erfahrener Partner an Ihrer Seite. Mit Ascensify an Ihrer Seite meistern Sie jede Phase der Umstellung – auch wenn mal unerwartete Herausforderungen auftauchen.

1. Ist-Analyse: Wo steht Ihr Unternehmen heute?

Schauen Sie genau hin, bevor Sie loslegen. Wie werden Arbeitszeiten aktuell erfasst und verarbeitet? Wo hakt es in den Abläufen, und wo schleichen sich Fehler ein? Welche Anforderungen und Wünsche haben Ihre Mitarbeitenden? Eine gründliche Bestandsaufnahme legt den Grundstein für eine passgenaue Automatisierung und hilft Ihnen, echte Baustellen zu erkennen und zu beheben.

2. Ziele setzen: Was soll die Automatisierung bringen?

Ohne klares Ziel ist jeder Weg schwer. Möchten Sie vor allem Zeit sparen, Fehlerquellen minimieren oder die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft perfektionieren? Vielleicht liegt Ihnen auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben besonders am Herzen. Definieren Sie Ihre Ziele so präzise wie möglich – das erleichtert nicht nur die Auswahl der passenden Lösung, sondern auch die Erfolgskontrolle später.

3. Das perfekte Match finden

Jetzt wird’s konkret: Welche Zeiterfassungslösung passt am besten zu Ihrer Infrastruktur und Ihren Nutzern? Dabei zählen nicht nur Funktionen, sondern vor allem Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und die Fähigkeit, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr neues System nicht nur heute überzeugt, sondern Sie langfristig begleitet.

4. Pilotphase: Erst testen, dann durchstarten

Bevor Sie alles umkrempeln, starten Sie mit einem überschaubaren Team oder einer Abteilung. So können Sie die Lösung im echten Arbeitsalltag testen, wertvolles Feedback einholen und Feinjustierungen vornehmen. Dieser Testlauf schafft Sicherheit und sorgt dafür, dass der spätere Roll-out reibungslos läuft.

5. Prozessdesign und Schulung: Klare Regeln und gut geschulte Teams

Definieren Sie eindeutige Regeln für Pausen, Arbeitsbeginn und Projektzuordnung – das sorgt für einheitliche Standards und weniger Missverständnisse. Gleichzeitig investieren Sie in gezielte Schulungen, damit Mitarbeitende und Führungskräfte das neue System souverän bedienen und die entscheidenden Schritte von Anfang an richtig umgesetzt werden.

6. Systemintegration: Datenflüsse intelligent vernetzen

Die automatisierte Zeiterfassung entfaltet ihre volle Power erst in Kombination mit Lohnabrechnung, ERP oder Projektmanagement-Tools. Die nahtlose Integration vermeidet Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler – das spart Zeit und minimiert Stress.

7. Roll-out und Onboarding: Den Wandel gut begleiten

Der unternehmensweite Roll-out ist ein großer Schritt. Unterstützen Sie Ihr Team mit aktivem Support, regelmäßigen Feedbackrunden und einer offenen Kommunikation. So fühlen sich alle gut abgeholt und die Akzeptanz für die neue Lösung steigt spürbar.

8. Monitoring und Optimierung: Dranbleiben lohnt sich

Automatisierung ist kein Selbstläufer – behalten Sie Nutzung, Datenqualität und Effizienz im Blick. Mit regelmäßigen Auswertungen erkennen Sie Verbesserungspotenziale und passen Prozesse kontinuierlich an. So bleibt Ihre Zeiterfassung immer auf dem neuesten Stand und liefert maximalen Nutzen.

🔑 Der Schlüssel zum Erfolg: Eine strukturierte Einführung mit klaren Zielen, realistischen Erwartungen und begleiteter Umsetzung.

Was bedeutet automatisierte Zeiterfassung technisch?

Für die automatisierte Zeiterfassung kommt Software zum Einsatz, um Arbeitszeiten digital – oft in Echtzeit – zu erfassen, zu speichern und auszuwerten. Dabei gibt es verschiedene technische Ansätze:

• Mobile Apps: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten unterwegs per Smartphone oder Tablet. Die Apps synchronisieren die Daten direkt mit den zentralen Systemen.
• Desktop- und Web-Clients: Arbeitszeiten werden am Arbeitsplatz erfasst – zum Beispiel über den Browser oder Desktop-Anwendungen.
• Terminals vor Ort: In Produktionshallen oder Büros erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten per RFID-Karte, Fingerabdruckscanner oder PIN-Eingabe.
• Automatische Erfassung: Die Software erfasst Zeiten basierend auf Kalenderterminen, Standortdaten oder geöffneter Software automatisch.
• Projektbezogene Buchung: Die Erfassung erfolgt direkt auf Kundenprojekte oder Arbeitspakete – mit wenigen Klicks.

Diese Daten werden in der Regel in einem zentralen System gespeichert, das mit ERP, Projektmanagement und Lohnabrechnung verbunden ist. So entfallen manuelle Datentransfers, und alle relevanten Abteilungen haben jederzeit Zugriff auf verlässliche Informationen.

⚙️ Maximale Effizienz: Automatisierte Zeiterfassung verknüpft smarte Datenerfassung mit effizientem Informationsfluss.

Warum Microsoft Dynamics 365 Business Central ideale Voraussetzungen bietet

Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung automatisieren möchten, ist ein leistungsfähiges ERP-System im Hintergrund essenziell. Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) bietet dafür die idealen Voraussetzungen – speziell für mittelständische Dienstleistungsunternehmen, die Wert auf Integration, Effizienz und Skalierbarkeit legen.

Integration ohne Bruchstellen

Dank offener Schnittstellen lassen sich Zeiterfassungssysteme, Projektmanagement-Tools, Lohnabrechnung und Controlling direkt mit BC verknüpfen. Zeitdaten fließen in Echtzeit und ohne Medienbrüche in alle relevanten Prozesse – vom Projekt über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung.

Eine Datenquelle für alles

Erfasste Arbeitszeiten werden zentral gespeichert und stehen gleichzeitig für Faktura, Projektcontrolling und Reporting zur Verfügung. Das sorgt für Konsistenz, Transparenz und spart wertvolle Abstimmungszeit.

Wachstum ohne Grenzen

Ob zehn Nutzer oder mehrere tausend – Business Central passt sich an. Mobile Zeiterfassung, stationäre Terminals oder Outlook-Integration lassen sich flexibel kombinieren und individuell konfigurieren.

Anpassbar an Ihre Realität

Über Erweiterungen und Add-ons lassen sich spezifische Anforderungen wie mehrstufige Genehmigungsprozesse oder individuelle Reportingstrukturen problemlos umsetzen – ganz ohne große IT-Projekte.

Bereit für Ihre IT-Strategie

BC ist zwar sowohl in der Cloud als auch on premises verfügbar und erfüllt unterschiedlichste Datenschutz- und Infrastrukturvorgaben. In der Regel empfehlen wir aber mit Blick auf eine flexible und sichere IT-Zukunft die Cloud.

Warum, erklären wir in diesen beiden Artikeln tiefgehend:

• Cloud-ERP: Die Revolution Ihres Unternehmensmanagements
• ERP-Bereitstellung: On-Premise vs. Cloud ERP

Teil eines starken Ökosystems

Die enge Verbindung zu Office 365, Microsoft Teams und Power BI erleichtert den Alltag. Zeitdaten werden dort sichtbar, wo Sie sie brauchen – etwa im Kalender, im Dashboard oder in der Projektbesprechung.

🔒 Zukunftssichere Sache: Microsoft Business Central macht Zeiterfassung nicht nur möglich, sondern strategisch wertvoll – als Teil einer durchgängigen, digitalen Unternehmenssteuerung.

Zeiterfassungslösungen im Überblick

Zeiterfassung muss heute schnell, flexibel und smart sein – und sich dabei perfekt ins bestehende System einfügen. Die folgenden Tools punkten mit vielseitigen Erfassungsmethoden und cleveren Schnittstellen, die Arbeitszeiten einfach erfassen und wertvolle Einblicke liefern.

• DYCE: Mobile App mit einfacher Zeiterfassung, direkter Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central und automatische Synchronisation von Outlook-Terminen.
• Power BI: Analyse- und Reporting-Tool, das Zeitdaten visualisiert und übersichtliche Dashboards für Controlling und Management bereitstellt.
• Jira: Projektmanagement-Tool, in dem vor allem Entwickler ihre Arbeitszeiten erfassen und die Daten automatisiert in ERP-Systeme übertragen werden können.

🧩 Entscheidungstipp: Wählen Sie Tools, die Ihre bestehende IT clever ergänzen und Ihre Arbeitsprozesse reibungslos unterstützen.

Praktische Vorteile für Dienstleistungsunternehmen

Gerade im Dienstleistungsumfeld ist eine präzise und integrierte Zeiterfassung entscheidend – nicht nur für die Abrechnung, sondern auch für Auswertungen und die interne Steuerung. Automatisierung schafft hier echte Entlastung:

Mitarbeitende buchen ihre Arbeitszeiten direkt auf Kundenprojekte oder Tickets – schnell, präzise und ohne nachträgliches Schätzen. Alle Einträge fließen automatisch in die Abrechnung, sodass Tätigkeitsnachweise und Rechnungen auf denselben Daten basieren. Das reduziert nicht nur manuellen Aufwand, sondern stellt auch sicher, dass abrechenbare Leistungen nicht verloren gehen. Abgerechnete und offene Zeiten sind im System jederzeit nachvollziehbar, was Transparenz und Kontrolle deutlich erhöht.

Durch integrierte Freigabeprozesse lassen sich Zeiteinträge vor der Weiterverarbeitung prüfen und genehmigen – etwa durch Projektverantwortliche oder Teamleitungen. Das sichert die Datenqualität und verhindert Missverständnisse im Nachhinein. Ergänzend liefern Dashboards in Echtzeit wichtige Kennzahlen zu Auslastung, Soll-/Ist-Vergleichen und Projektstatus – als fundierte Grundlage für Entscheidungen im Tagesgeschäft.

🚀 Punktlandung: Automatisierung macht die Zeiterfassung sicherer, genauer – und zur echten Entscheidungsgrundlage.

Beispiel-Workflows für automatisierte Zeiterfassung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Szenario	Beschreibung	Beispiel-Workflow
Mobile Zeiterfassung via DYCE	Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten und Projekte mobil über die DYCE-App. Die Daten werden automatisch mit BC synchronisiert.	1. Teammitglied startet Timer in DYCE-App. 2. Zeitstempel und Projektzuordnung werden erfasst. 3. Daten werden in Echtzeit an BC übertragen. 4. Zeiten erscheinen automatisch im Projektmodul von BC. 5. Vorgesetzte sehen Zeiten live im Dashboard und können freigeben.
Automatische Terminübernahme aus Outlook	Outlook-Kalendertermine werden automatisch als Arbeitszeitbuchungen in BC übertragen.	1. Outlook synchronisiert mit DYCE oder direkt mit BC. 2. Kalendertermine werden Projekten zugeordnet. 3. Zeiten erscheinen in BC als erfasste Arbeitszeit. 4. Abrechnungs- und Controlling-Module nutzen die Daten für Auswertung.
Zeiterfassung in Jira mit BC-Integration	Entwickler erfassen Zeiten direkt in Jira, die dann automatisch in BC für Projektkosten und Abrechnung übernommen werden.	1. Teammitglied loggt Arbeitszeit in Jira. 2. Zeitdaten werden per API an BC übermittelt. 3. BC nutzt die Zeiten für Kostenkalkulation und Lohnabrechnung. 4. Reports werden in Power BI visualisiert.
Berichtswesen und Controlling mit Power BI	Zeitdaten aus BC werden in Power BI importiert, um ausführliche Analysen und Berichte zu erstellen.	1. BC stellt Zeitdaten über OData-Schnittstelle bereit. 2. Power BI erstellt Dashboards für Personalzeiten, Projektstatus und Auslastung. 3. Management trifft datenbasierte Entscheidungen.

💪 Starkes Team: Die Kombination aus Microsoft Business Central und flexiblen Zeiterfassungstools ermöglicht eine durchgängig automatisierte, transparente und skalierbare Arbeitszeiterfassung. Mit klaren Workflows und einer systematischen Einführung gelingt der Umstieg unkompliziert.

Fazit: Automatisierte Zeiterfassung – der Erfolgsschlüssel für moderne Unternehmen

Automatisierte Zeiterfassung ist längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein echter Gamechanger. Mit mobilen Apps, stationären Terminals und cleveren Schnittstellen – eingebettet in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central – werden Prozesse nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter.

Manuelle Erfassungsmethoden kosten oft abrechenbare Stunden, führen zu unnötigem Mehraufwand und liefern wenig verwertbare Daten für die Projektsteuerung. Automatisierung schafft hier Abhilfe – mit Echtzeitdaten, hoher Genauigkeit und spürbarer Entlastung für alle Beteiligten.

Die Vorteile sprechen für sich: Weniger Fehler, volle Transparenz in Echtzeit, automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und flexible Zeiterfassung – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Dazu kommen die smarte Integration in Abrechnungssysteme und automatisierte Auswertungen, die den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Unternehmen, die den Wandel mit einem klaren Plan angehen, gewinnen mehr als nur Zeit – sie verbessern Entscheidungsgrundlagen, minimieren Risiken und steigern die Rentabilität ihrer Projekte.