Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
Schneller, leichter, klarer: Mit der Implementierung eines ERP-Systems automatisieren Sie die Geschäftsprozesse in Ihrer Firma und vereinfachen die Abläufe damit erheblich. Damit alles funktioniert und auch notorisch zweifelnde Mitarbeitende am Ende begeistert sind, gewähren wir hier Einblick in unsere interne Checkliste zur ERP-Implementierung.
Die ERP-Implementierung klingt noch nach Zukunftsmusik, weil Sie erst einmal das passende ERP-System finden müssen? Hier geht’s zur Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Auswahl.
Was ist ein ERP?
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, den Einsatz von Ressourcen wie das Personal oder Rohstoffe und Materialien leichter einplanen zu können. Zudem bietet sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, ganze Unternehmensbereiche zu optimieren – etwa von der Automatisierung der Zeiterfassung über die automatisierte wiederkehrende Abrechnung bis hin zur Visualisierung von Controlling und Kostenrechnung.
Welche Methode ist die beste zur ERP-Implementierung?
Eine Erklärung vorweg: Es gibt nicht die eine Methode, um ein ERP-System in einem Unternehmen zu implementieren. Im Web finden sich diverse Ansätze, mal nach einem fünf-Schritte-System, mal nach einem acht-Stufen-Plan.
Die Frage ist nicht, welche Variante am besten funktioniert, sondern welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Systematischer Projektstrukturplan
Als erfahrene Projektleiter empfehlen wir einen systematischen Projektstrukturplan für die ERP-Einführung. Schließlich soll sich der ganze Aufwand ja auch lohnen!
Auf Basis der folgenden Checkliste erstellen wir regelmäßig die individuellen Zeitpläne zur ERP-Implementierung bei unseren Kunden.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Eine ERP-Einführung lebt von der aktiven Mitwirkung des Unternehmens, in dem das ERP implementiert werden soll. Zwei Voraussetzungen entscheiden über den Erfolg, bevor der eigentliche Kick-Off stattfindet.
Das ERP-Projekt braucht einen hohen Stellenwert im Unternehmen
Die Key User sind die zentralen Mitarbeitenden im Projekt. Sie müssen den Freiraum bekommen, um sich intensiv mit dem neuen System auseinanderzusetzen, Funktionen zu testen, Anforderungen zu formulieren und später die Kollegen zu schulen. Das funktioniert nur, wenn das ERP-Projekt im Tagesgeschäft nicht untergeht.
Die Geschäftsführung sollte dem Projekt deshalb explizit Priorität einräumen und den Key Usern Kapazitäten freihalten. Wer das versäumt, riskiert Verzögerungen und überlastete Mitarbeitende – unabhängig davon, wie gut wir als Ihr Implementierungspartner arbeiten.
Das Spannungsfeld zwischen Zeit, Budget und Funktionen
Jedes ERP-Projekt bewegt sich in einem Dreieck aus drei Faktoren: Zeit, Budget und Funktionen. Sie sollten sich vor dem Projektstart bewusst darüber werden, welcher Faktor Priorität hat:
- Zeit als Priorität:
Vorteil: Der Go-Live-Termin steht fest.
Nachteil: Das kann dazu führen, dass weniger Funktionen umgesetzt werden als ursprünglich geplant.
- Budget als Priorität:
Vorteil: Das Budget bleibt kontrollierbar im Rahmen.
Nachteil: Erst im Verlauf der Implementierung aufkommende zusätzliche, gewünschte Funktionen oder Module können nicht sofort realisiert werden. Es kann dazu führen, dass das Team sich vorübergehend mit manuellen Workarounds behelfen muss.
- Funktionen als Priorität:
Vorteil: Sie erhalten alle benötigten Funktionen.
Nachteil: Der Go-Live-Termin kann sich verschieben und es können zusätzliche Kosten aufkommen.
Dennoch sollten Sie einen der Faktoren zu Projektstart als Priorität festlegen, auch wenn es schwerfällt. Aber: Diese zentrale Entscheidung gibt dem Projektteam einen klaren Kompass für alle späteren Abwägungen.
Der Kick-Off: strukturierter Projektstart
Bevor die eigentliche Konfiguration beginnt, legt ein strukturierter Kick-Off den Grundstein für den gesamten Projekterfolg. Folgende Punkte sollten in diesem ersten gemeinsamen Termin mit dem Implementierungspartner verbindlich geklärt werden:
- Kick-Off-Termin mit allen Projektbeteiligten ist geplant und durchgeführt.
- Regelkommunikation und Kommunikationsstruktur sind vereinbart: Wo und wie wird was kommuniziert? Dazu gehören zum Beispiel feste Regeltermine zwischen dem internen Projektleiter und dem Projektleiter des Implementierungspartners.
- Rolle und Aufgaben der Key User sind klar definiert: Sie sind die zentralen Ansprechpartner im Unternehmen, vertreten die Interessen ihres Fachbereichs und schulen später die Endanwender.
- Die Priorität im Spannungsfeld aus Zeit, Budget und Funktionen ist formuliert und kommuniziert.
- Alle Ansprechpartner auf beiden Seiten sind namentlich festgelegt.
Ein sauber durchgeführter Kick-Off verhindert Missverständnisse, schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit denselben Erwartungen in das Projekt starten.
Phase 1: Konzeption, Konfiguration, Anpassung und Key-User-Schulung
Nach dem Kick-Off läuft die Hauptarbeit – und zwar in mehreren parallelen Strängen, nicht streng nacheinander.
- Grundeinrichtung des Systems. ERP-Systeme sind zunächst standardisierte Programme. Im ersten Schritt wird das System individualisiert: Das meiste ist in Projekten mit einem PoC-Ansatz wie wir ihn verfolgen bereits geklärt. In Phase 1 geht es nur noch um letzte Feinheiten.
- Konzeption und Umsetzung der Anpassungen. Die wenigsten ERP-Projekte kommen ohne technische Anpassungen aus. Änderungen an bis zu 20 Prozent des Systems sind völlig normal.
Dazu gehören beispielsweise die Anbindung von Erweiterungen wie DYCE, CKL, Jira und SITE) sowie Drittsystemen wie Jira, PowerBI, die Einrichtung von ERP-Schnittstellen, das individuelle Layout des Rechnungsdesigns oder komplett geänderte Systemfunktionen.
Diese sogenannten Gaps zwischen Standard und individuellem Bedarf werden konzipiert, programmiert und durch die Key User geprüft. - Schulung, Workshops und Dokumentation. Parallel zur Konfiguration bauen die Key User ihr Wissen über das System auf. Schulungen, Workshops und eine systematische Dokumentation laufen kontinuierlich mit – nur so können die Key User später die Endanwender schulen und das System weiterentwickeln.
Phase 2: Vorbereitung auf den Go-Live
Wenn die Konfiguration steht, beginnt die direkte Vorbereitung des Live-Gangs. Auch hier laufen mehrere Aktivitäten parallel. Damit alles übersichtlich bleibt, hilft ein Go-Live-Plan. Dieses Playbook dokumentiert sämtliche organisatorische und fachliche Aktivitäten, die für den Go-Live nötig sind.
- Datenmigration. Viele Dienstleister unterstützen Ihr Team dabei, die relevanten Daten aus den bestehenden Systemen in das neue ERP zu übertragen. Bei Ascensify entwickeln wir dafür eigens Importvorlagen. Dieser Schritt braucht enge Abstimmung zwischen IT, Key Usern und einem Implementierungspartner wie uns.
- Testing. Bevor das System live geht, durchläuft es ausführliche Testläufe. Die Key User prüfen, ob die Prozesse funktionieren und ob die migrierten Daten konsistent sind.
- Endanwenderschulungen. Die Mitarbeitenden, die später mit dem System arbeiten, werden geschult – idealerweise durch die Key User des eigenen Unternehmens.
Vor dem Go-Live sollte sichergestellt sein:
- Die Key User haben die Datenübernahme geprüft und abgenommen.
- Die Key User machen letzte Testläufe mit dem System.
- Die Mitarbeitenden sind geschult und fähig, mit dem neuen System umzugehen.
Phase 3 – Der Go-Live-Moment
Unmittelbar vor dem Go-Live werden alle Daten auf das neue ERP-System übertragen. Anschließend geht es live und löst das alte System ab. Ab diesem Moment läuft der Geschäftsbetrieb ausschließlich über das neue System.
Phase 4: Hypercare – intensiver Support nach dem Go-Live
Sobald das neue System im Alltag integriert ist, kommen Fragen auf – auch wenn die Key User die Mitarbeitenden zuvor geschult haben. In der Branche wird diese Phase als Hypercare bezeichnet: eine festgelegte Zeitspanne nach dem Go-Live, in der das Projektteam besonders nah am Kunden ist und schnell auf Probleme reagiert.
Wir empfehlen, für die ersten Wochen eine umfassende Unterstützung für die Mitarbeitenden einzuplanen. Schließlich soll das ERP die Arbeit im Alltag vereinfachen und niemanden frustrieren.
Phase 5: Gezielte Weiterentwicklung des ERPs
Für einen nachhaltigen Projekterfolg ist die fünfte Phase entscheidend. Umso unverständlicher ist es aus unserer Sicht, dass viele Checklisten und Projektstrukturpläne an dieser Stelle enden.
Hintergrund: Während die Firma weiter wächst, neue Prozesse und gesetzliche Auflagen hinzukommen, würde das ERP ohne Weiterentwicklung in seiner ursprünglichen Fassung stehen bleiben.
Die fünfte Phase gehört für uns deshalb untrennbar zum Prozess einer ERP-Implementierung dazu. In diesem Schritt entwickeln die Key User das System systematisch weiter und passen es den geänderten Anforderungen an. In mehreren Ausbaustufen führen wir zum Beispiel ein verbessertes Reporting ein oder ergänzen Module, die für den Go-Live nicht notwendig waren.
Ein weiterer Vorteil: Externe Berater wie wir von Ascensify geben ihre Erfahrungen aus anderen Projekten direkt weiter – viele Stolpersteine lassen sich so vermeiden.
Diese Aufgaben übernehmen die Key User laufend:
- Die Key User überwachen und entwickeln das ERP-System systematisch weiter.
- Sie überprüfen regelmäßig alle Prozesse. Was läuft gut? Was nicht? Sind große Zeitfresser hinzugekommen?
- Welche Zusammenhänge lassen sich aus den Daten ableiten, die den Geschäftsbetrieb positiv beeinflussen?
- Welche Updates machen Sinn, welche Add-On-Module kommen in Frage?
Fazit zur ERP-Implementierung
Die ERP-Implementierung ist kein Spaziergang, aber: Systematisch geplant, strukturiert umgesetzt und mit einem versierten Support an der Seite erleichtert die Einführung eines ERPs den Firmenalltag erheblich. Entscheidend ist, dass Sie aktiv mitwirken, dem Projekt den nötigen Stellenwert einräumen und sich frühzeitig über die eigenen Prioritäten klar werden.
