Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
Was ist ein ERP?
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, den Einsatz von Ressourcen wie das Personal oder Rohstoffe und Materialien leichter einplanen zu können.
Welche Methode ist die beste zur ERP-Implementierung?
Eine Erklärung vorweg: Es gibt nicht die eine Methode, um ein ERP-System in einem Unternehmen zu implementieren. Im Web finden sich diverse Ansätze, mal nach einem fünf-Schritte-System, mal nach einem acht-Stufen-Plan.
Die Frage ist nicht, welche Variante am besten funktioniert, sondern welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Systematischer Projektstrukturplan
Als erfahrene Projektleiter empfehlen wir einen systematischen Projektstrukturplan für die ERP-Einführung. Schließlich soll sich der ganze Aufwand ja auch lohnen!
Auf Basis der folgenden Checkliste erstellen wir regelmäßig die individuellen Zeitpläne zur ERP-Implementierung bei unseren Kunden.
Mit dieser Vorgehensweise lehnen wir uns an das von Microsoft entwickelte SureStep-Modell an. SureStep ist eine professionelle Methode zum Projektmanagement von ERP-Systemen.
Die ersten drei adaptierten SureStep-Schritte Diagnose, Analyse und Proof of Concept inklusive Details wie der Lastenheft-Erstellung sind Teil unserer Checkliste zur ERP-Auswahl.
Checkliste für die ERP-Implementierung
Phase 1: Die Basis-Konfiguration des ERPs für Ihr Unternehmen
ERP-Systeme sind zunächst standardisierte Programme. Der erste Schritt ist daher, das System zu individualisieren. Firmendaten, Nummernserien, Konten, Kundendaten, Währungen, Regionen, Artikel – diese Infos bekommt das ERP direkt zu Beginn der Implementierung.
Phase 2: Technische Anpassung und Erweiterung des ERPs
Die wenigsten ERP-Projekte kommen ohne technische Anpassungen aus. Änderungen an bis zu 20 Prozent des Systems sind völlig normal.
Dazu gehören beispielsweise die Anbindung von Drittsystemen und die Einrichtung von Schnittstellen, das individuelle Layout des Rechnungsdesigns oder komplett geänderte Systemfunktionen.
Folgende Schritte sollte das Projektteam in dieser Phase umsetzen:
- Die individuelle Umprogrammierung ist erfolgt.
- Die Key User haben die neuen Funktionen ausführlich getestet und dokumentiert.
- Die Key User haben das ERP für den Live-Betrieb abgesegnet und freigegeben.
Phase 3: Das neue ERP geht live
Unmittelbar vor Live-Schaltung des neuen ERPs gehen wir nach diesen Kriterien vor:
- Die Key User haben die Datenübernahme geprüft und abgenommen.
- Die Key User machen letzte Testläufe mit dem System.
- Die Mitarbeitenden sind geschult und fähig, mit dem neuen System umzugehen.
- Alle Daten sind auf das neue ERP-System übertragen.
- Das ERP ist live.
Phase 4: Intensiver Support für die Mitarbeitenden
Sobald das neue System im Alltag integriert ist, kommen Fragen auf – auch wenn die Key User die Mitarbeitenden zuvor geschult haben. Wir empfehlen deshalb, für die ersten Wochen eine umfassende Unterstützung für die Mitarbeitenden einzuplanen. Schließlich soll das ERP ja die Arbeit im Alltag vereinfachen und niemanden frustrieren.
Phase 5: Gezielte Weiterentwicklung des ERPs
Für einen nachhaltigen Projekterfolg ist die vierte Phase entscheidend. Umso unverständlicher ist es aus unserer Sicht, dass viele Checklisten und Projektstrukturpläne an dieser Stelle enden.
Hintergrund: Während die Firma weiter wächst, neue Prozesse und gesetzliche Auflagen hinzukommen, würde das ERP ohne Weiterentwicklung in seiner ursprünglichen Fassung stehen bleiben.
Die vierte Phase gehört für uns deshalb untrennbar zum Prozess einer ERP-Implementierung dazu. Denn in diesem Schritt entwickeln die Key User das System systematisch weiter und passen es den geänderten Anforderungen an. Kern ist die Entlastung der Key User durch einen neutralen Berater.
Ein weiterer Vorteil: Externe Berater wie wir von Ascensify geben ihre Erfahrungen aus anderen Projekten direkt weiter – viele Stolpersteine lassen sich so vermeiden.
Die Checkliste für die Key User sieht dann so aus:
- Die Key User überwachen und entwickeln das ERP-System systematisch weiter.
- Sie überprüfen regelmäßig alle Prozesse. Was läuft gut? Was nicht? Sind große Zeitfresser hinzugekommen?
- Welche Zusammenhänge lassen sich aus den Daten ableiten, die den Geschäftsbetrieb positiv beeinflussen?
- Welche Updates machen Sinn, welche Add-On-Module kommen in Frage?
Unser Fazit zur ERP-Implementierung
Die ERP-Implementierung ist kein Spaziergang, aber: Systematisch geplant, strukturiert umgesetzt und mit einem versierten Support an der Seite erleichtert die Einführung eines ERPs den Firmenalltag erheblich.