Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
ERP-Schnittstellen – sie sind das versteckte Bindeglied, ja fast schon die wahren Helden in ERP-Systemen. Sie synchronisieren und optimieren Ihre Geschäftsabläufe und garantieren nahtlose Abläufe. Warum ERP-Schnittstellen den Unterschied zwischen Erfolg und Stagnation bedeuten können, das verraten wir Ihnen in diesem Artikel.
Zuvor noch ein paar Hinweise zu Themen, die Sie auch interessieren könnten:
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ERP-Schnittstellen – Was ist das eigentlich?
Eine ERP-Schnittstelle ist das Übersetzungsprogramm zwischen verschiedenen Anwendungen. Sie sorgt dafür, dass Daten nahtlos zwischen Ihrem ERP-System wie MS Nav/BC und anderen Softwarelösungen ausgetauscht werden. Mit der richtigen Schnittstelle binden Sie nicht nur interne Systeme an, sondern integrieren auch Fremdsysteme von Zulieferern oder Partnerunternehmen. Dadurch gewährleisten Sie beispielsweise die automatisierte Einlieferung von Bestellungen und Rechnungen in das System.
Ein anderes, anschauliches Beispiel für diese sogenannten APIs (Application Programming Interfaces) ist eine Wetter-App auf Ihrem Smartphone. Die App zeigt Ihnen die aktuelle Temperatur, Vorhersagen und andere Wetterinformationen an. Diese App bekommt diese Daten jedoch nicht selbst. Stattdessen benutzt sie eine API, um sich die benötigten Informationen von einem Wetterdienst im Internet zu holen. Die API ist also wie ein Kellner, der die Bestellung des Programms entgegennimmt und dann die benötigten Daten von einem anderen Ort (in diesem Fall dem Wetterdienst) holt und sie dem Programm serviert.
ERP-Schnittstellen: Welche Varianten gibt es?
1. Dateibasierte Schnittstellen
Dateibasierte Schnittstellen sind eine der ältesten, aber immer noch weit verbreiteten Methoden zur Datenübertragung zwischen ERP-Systemen und anderen Anwendungen. Datendateien wie CSV- oder XML-Dateien werden hier in einem vordefinierten Format erstellt und zwischen den Systemen ausgetauscht. Diese Schnittstellen eignen sich gut für Ihr Unternehmen, wenn Sie mit Ihrem ERP-System beispielsweise Ihre Bestellungen verwalten, die Bestelldaten täglich als CSV-Datei exportieren und an Ihren Logistikpartner senden.
2. Mailbasierte Schnittstellen
Einige Systeme zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung oder Helpdesk-Systeme können Sie auch per Mail anbinden, das bedeutet, sie reagieren auf eingehende E-Mails. Erhalten Sie zum Beispiel eine Kundenantwort, ordnet das System die E-Mail automatisch dem betreffenden Vorgang zu und informiert Ihren bearbeitenden Mitarbeiter.
3. Vollintegrierte Schnittstellen
Eine weitere Schnittstellen-Variante sind vollintegrierte Schnittstellen zwischen dem ERP-System und dem Tool. Ein klassisches Beispiel ist die Verbindung von Business Central und Outlook. Hier ist der Übergang fließend und Outlook und Business Central können Informationen austauschen, sie sprechen also im übertragenen Sinn miteinander. Erhalten Sie also eine E-Mail eines Kunden, zeigt Ihnen Outlook sofort in einer 360°-Sicht sämtliche laufenden Vorgänge, Umsatzgrößen und Zahlungsmoral dieses Kunden an.
Umgekehrt funktioniert dieses Prinzip ebenfalls. Befinden sich zum Beispiel an der Mail des Kunden bestimmte Anhänge, die für die weitere Auftragsbearbeitung hilfreich sein könnten, können Sie diese bereits aus Outlook dem entsprechenden Kundenauftrag zuordnen.
Die Voraussetzung für beide Varianten ist natürlich, dass die Quelle und das Ziel miteinander verdrahtet sind.
4. Webdienste
Webdienste ermöglichen Ihnen die Verbindung mit Dritt-Tools, die standardisierte Schnittstellen unterstützen. Dabei werden zum Beispiel REST-APIs verwendet, um verschiedene Daten abzufragen. Beachten Sie, dass die Schnittstelle in diesem Fall normalerweise entweder durch die Quelle (Push-Verfahren) oder durch das Ziel (Pull-Verfahren) implementiert werden muss, ein durchaus zeitintensives Verfahren. Push- oder Pull-Verfahren bedeutet, dass das System die Daten entweder automatisch sendet oder manuell abruft.
Sie können den Aufwand einer solchen Implementierung deutlich reduzieren, indem Sie eine Middleware wie Power Automate verwenden. Ihr Vorteil: Sie stellt von Haus aus bereits Dutzende solcher Integrationen zur Verfügung. Beachten Sie hier jedoch, dass eine solche Middleware oftmals nur Cloud-Produkte wie DYCE miteinander verbinden kann.
5. Direkte Datenbankverbindungen
Zugegeben: Mit dem steigenden Anteil von Cloud Computing treffen Sie nur noch selten auf diese Variante. Generell funktioniert diese sehr flexible Schnittstelle nur bei On-Premise-Systemen. Ebenso wie die Webdienst-Variante bedeutet diese Schnittstelle einen hohen Integrationsaufwand, den Sie bei Ihrer Planung unbedingt berücksichtigen sollten.
Welche Anwendungen kann ich in ERP-Systeme integrieren?
Die gute Nachricht: Sie können Ihre gängigsten Anwendungen mit der richtigen Schnittstelle in Ihr ERP-System integrieren. Konkret gehören dazu:
- Dokumentenmanagementsysteme
- Zeiterfassungssoftware
- Personalmanagement-Software
- CRM-Systeme
- Buchhaltungssoftware
- E-Commerce-Plattformen
Die Vorteile einer effektiven ERP-Schnittstellen-Anbindung
Richtig eingesetzt, ziehen Sie einige Vorteile aus einer ERP-Schnittstelle. Wichtig dabei: Ihr ERP-System kann nicht nur Daten über ein Interface aufnehmen, sondern sie auch an andere Systeme verteilen. Es funktioniert also bidirektional.
Ein Beispiel: Sie betreiben einen B2C-Online-Shop. Sie pflegen die Artikel- und Preisinformationen in Ihrem ERP-System, sodass diese im Webshop stets aktuell in Echtzeit angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise drei Festplatten verkauft haben, sollte die Schnittstelle das auch im ERP-System vermerken. So haben Sie stets den Überblick über den aktuellen Lagerbestand. Auch Kundenanfragen vor Ort oder telefonisch können Sie unmittelbar beantworten, da Sie die verfügbare Menge in Echtzeit einsehen können.
Ein weiteres Beispiel: Ihre Kund:innen erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung samt Sendungsverfolgung des Paketdienstleisters, sobald der bestellte Artikel auf dem Weg zu ihnen ist.
Auch im Finanzbereich verbessert eine ERP-Schnittstelle den Geschäftsablauf: So ermöglicht beispielsweise die Anbindung an DATEV eine korrekte und zeitnahe Buchführung. Die Finanzdaten werden automatisch übertragen und die Fehleranfälligkeit dadurch reduziert.
Gibt es vorgefertigte ERP-Schnittstellen für gängige Systeme?
Viele ERP-Systeme bieten vorgefertigte Schnittstellen für gängige Anwendungen wie Microsoft Dynamics, SAP und CRM-Systeme von Drittanbietern. Diese erleichtern Ihnen die Integration und verkürzen die Implementierungszeit erheblich. Dennoch ist es oft notwendig, dass Sie spezifische Anpassungen vornehmen oder von einem Experten vornehmen lassen, um die Anwendung optimal in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren.
Fazit: Effizienter und produktiver dank ERP-Schnittstellen
Ihr Unternehmen ist so individuell wie Ihr Fingerabdruck. Deshalb sollten Sie die ERP-Schnittstellen unbedingt sorgfältig definieren und nach Möglichkeit vollintegrierte Schnittstellen verwenden. So steigern Sie mit den richtig ausgewählten ERP-Schnittstellen Ihre Effizienz und Produktivität.