Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
In Zeiten von Industrie 4.0 ist die Implementierung eines effizienten Enterprise Resource Planning Systems (ERP) mittlerweile ein unverzichtbarer Schritt. Wählen können Sie dabei zwischen zwei Varianten: On-Premise- und Cloud-ERP-Lösungen. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. Welche, das erfahren Sie in diesem Artikel.
ERP-System: Kurz zusammengefasst
Ein ERP-System ist eine Software, die die Abläufe in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Auf dem Markt gibt es einige Anbieter wie Microsoft, SAP, Oracle oder Xentral. In unserem Artikel Was ist ein ERP-System erklären wir Ihnen verständlich, was genau es damit auf sich hat.
Implementierung eines ERP-Systems
Es gibt nicht die eine Methode, um ein ERP-System in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Im Web finden Sie diverse Ansätze, mal nach einem fünf-Schritte-System, mal nach einem acht-Stufen-Plan.
Die Frage ist also nicht, welche Variante am besten funktioniert, sondern welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Auf unserem Blog erhalten Sie eine detaillierte Anleitung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung inklusive Checkliste.
On-Premise oder Cloud ERP?
Wenn es um die Art der ERP-Bereitstellung geht, haben Sie zwei Optionen. On-Premise oder Cloud-ERP. Übersetzt bedeutet On-Premise so viel wie “in eigener Umgebung” oder “im eigenen Haus”. Dabei hosten Sie die ERP-Software auf Ihrer eigenen Hardware. Dabei ist es irrelevant, ob Sie einen Server in einem Rechenzentrum angemietet haben oder ihn tatsächlich lokal in Ihren eigenen Räumlichkeiten betreiben. Beides bedeutet On-Premise.
Im Gegensatz dazu bedeutet Cloud-ERP, dass Sie auf die ERP-Software über das Internet zugreifen. Das ERP-System lagern Sie also aus auf den Server eines Anbieters und greifen über die Cloud darauf zu.
On-Premise-ERP: Nachteile überwiegen
Wir sind ehrlich: Unserer Meinung nach ist eine On-Premise-Lösung heutzutage ohne valide Gründe nicht mehr empfehlenswert. Diese können sein, dass Sie beispielsweise eine öffentliche Einrichtung sind und regulatorische Anforderungen Ihnen vorschreiben, die Daten auf eigenen Servern zu verwalten. Auch die Notwendigkeit einer direkten Datenbankschnittstelle könnte so ein Grund sein. Diese gibt es nur bei On-Premise-Systemen. Mehr zu dem Thema ERP-Schnittstellen erfahren Sie übrigens in unserem passenden Blogbeitrag.
Ansonsten lässt sich über On-Premise-Systeme allgemein sagen: Mehr Administration und mehr Aufwand für Sie bzw. Ihre IT-Abteilung. Zu den konkreten Nachteilen gehören:
1. Eigenverantwortlichkeit für Serverbetrieb und Datensicherheit
Der Serverbetrieb und die Gewährleistung der Datensicherheit liegen bei Ihnen. Das erfordert zum einen das nötige Know-How, zum anderen auch die personelle Kapazität.
2. Fehlende Schnittstellen
Tiefgreifende Integrationen wie Microsoft Teams oder zu Microsoft Copilot funktionieren On-Premise nicht, da die entsprechenden Schnittstellen oder Sharepoints fehlen.
3. Manuelle Durchführung von Updates und Backups
Regelmäßige Updates und Backups müssen von Ihnen durchgeführt werden. Während diese bei einem Cloud-ERP unumgänglich sind, können Sie diese bei On-Premise durchaus auch einige Jahre “vergessen”. Wenn Sie dann ein Upgrade auf eine neuere Version durchführen möchten, ist dieses umso schwieriger und auch in der Regel kostenintensiver.
4. Zusätzliche IT-Infrastruktur für Funktionserweiterungen
Sollten Sie beispielsweise Ihren Mitarbeiter:innen im Außendienstvom Handy aus Zugriff auf bestimmte Funktionen wie das Zeitmanagement ermöglichen wollen, benötigen Sie bei einem On-Premise-System eine zusätzliche IT-Infrastruktur. Diese ist nicht nativ und ist natürlich ebenfalls mit personellem Mehraufwand verbunden.
Cloud-ERP: Vorteile überwiegen
Wie schon oben geschrieben, gibt es unserer Meinung außer den oben genannten Gründen keine, die gegen eine Cloud-Lösung (auch SaaS, Software as a Service genannt) sprechen. Vielmehr überwiegen die Vorteile. Dazu gehören konkret:
1. Automatische Bereitstellung neuer Funktionen
Durch die automatisch bereitgestellten Upgrades sowie mehrere neue, größere Versionen pro Jahr versorgt Ihr Anbieter Sie kontinuierlich mit neuen Funktionen und Anwendungsverbesserungen. Fehler aus älteren Versionen werden dadurch automatisch behoben, ein Vorteil, den Sie bei On-Premise nicht haben.
2. Skalierbarkeit
Sollte Ihr Unternehmen schnell wachsen, ergänzen Sie bei einem cloudbasierten ERP-System unkompliziert zusätzliche Rechenleistung oder Datenspeicherkapazitäten.
3. Reduzierter Wartungsaufwand
Bei der Cloud ERP versorgt Ihr Anbieter Sie automatisch mit Updates und stellt auch die Infrastruktur wie Server bereit. Somit reduziert sich der Aufwand für Ihr IT-Personal, was nicht nur zu einer Zeit- sondern letztlich auch zu einer Kostenersparnis führt. Zudem steht Ihnen ein professioneller Support stets zur Seite.
4. Geringere Anschaffungskosten
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Fazit: So klappt die Auswahl des richtigen ERP-Systems
Wir fassen also zusammen: Ein ERP-System erleichtert Ihre betrieblichen Abläufe. Die Bereitstellungsart hängt dabei von Ihren Bedürfnissen ab. On-Premise-Systeme erfordern mehr Administration und IT-Aufwand, bieten Ihnen jedoch spezielle Schnittstellen und sind unter Umständen für Ihre Einrichtung gesetzlich vorgeschrieben.
Im Allgemeinen empfehlen wir Ihnen Cloud-ERP-Systeme, da sie Ihnen automatische Upgrades, Skalierbarkeit, einen reduzierten Wartungsaufwand und geringere Anschaffungskosten bieten.
Weitere konkrete Tipps, wie Sie das passende ERP-System finden, erhalten Sie zudem in diesen Artikeln: