Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
Wenn Sie als Unternehmen erfolgreich sein möchten, kommen Sie an einer effizienten Strategie nicht vorbei. Ein wichtiger Faktor: Cloud ERP. Als innovative Unternehmenssoftware verbindet sie nahtlos Technologie und Geschäftsprozesse. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie ein cloudbasiertes ERP-System Ihr Unternehmensmanagement auf das nächste Level hebt.
Cloud ERP: Was ist das?
ERP steht für Enterprise Resource Planning, also das Planen von Unternehmens-Ressourcen. Cloud ERP bedeutet, dass Sie Ihre Unternehmensressourcen über eine cloudbasierte Plattform verwalten und integrieren. Anders als bei herkömmlichen On-Premise-Systemen, bei denen die Software lokal auf Ihren eigenen Unternehmens-Servern installiert ist, greifen Sie auf eine cloudbasierte ERP-Software über das Internet zu. Man nennt das auch SaaS (Software as a Service).
Vorteile eines cloudbasierten ERP-Systems
Besonders für KMUs erweist sich eine cloudbasierte Software als ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Zu ihren wichtigsten Vorteilen gehören:
1. Geringere Anschaffungskosten
Da ein cloudbasiertes System auf einem Abonnement basiert und sich die Kosten über den gesamten Nutzungszeitraum verteilen, fallen für Ihr Unternehmen hohe Anschaffungskosten für Hardware oder ERP-Software weg.
2. Geringerer Implementierungs-Aufwand
Auch der Aufwand für die Implementierung reduziert sich, da Sie beispielsweise keine Serverumgebungen einrichten müssen. Die gesamte Projektumsetzung ist daher in der Regel kürzer als bei On-Premise-Systemen.
3. Reduzierter Wartungsaufwand
Bei der SaaS-ERP-Lösung versorgt Ihr Cloud-ERP-Anbieter Sie automatisch mit Updates und stellt auch die Infrastruktur wie Server bereit. Somit reduziert sich der Aufwand für Ihr IT-Personal, was nicht nur zu einer Zeit- sondern letztlich auch zu einer Kostenersparnis führt.
4. Automatische Bereitstellung neuer Funktionen
Durch die automatisch bereitgestellten Upgrades sowie mehrere neue, größere Versionen pro Jahr versorgt Ihr Anbieter Sie kontinuierlich mit neuen Funktionen und Anwendungsverbesserungen.
5. Skalierbarkeit
Sollte Ihr Unternehmen schnell wachsen, ergänzen Sie bei einem cloudbasierten ERP-System unkompliziert zusätzliche Rechenleistung oder Datenspeicherkapazitäten.
6. Moderne Technologien
Damit Sie Ihre Produktivität steigern können, verwenden Anbieter moderner Cloud-ERP-Lösungen intelligente Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen oder Robotic Process Automation (RPA).
7. Remoter Zugriff
Ein cloudbasiertes System ist so ausgelegt, dass Sie und Ihre Mitarbeitende jederzeit darauf zugreifen können – auch von unterwegs. Insbesondere für Ihre Außendienstmitarbeitenden ist das natürlich ein wichtiger Aspekt.
Herausforderungen bei der Einführung von Cloud ERP in KMU und Mittelstand
So umfassend die Vorteile sind, wenn Sie Cloud ERP in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie auch mit einigen Herausforderungen rechnen. Dazu gehören:
1. Wechsel von On-Premise-System
Sollten Sie bisher auf ein On-Premise-System gesetzt haben, liegt die größte Herausforderung bei der sogenannten „bridge on the cloud“. Die Cloud-Technologie verhält sich nämlich in der Regel anders als On-Premise-Technologie. Das bedeutet, dass Sie bestimmte Funktionen in der ERP-Cloud so nicht mehr weiter nutzen können – entweder, weil sie technisch nicht mehr funktionieren oder vom Hersteller nicht für die Cloud konzipiert wurden. Die Folge: Sie müssen diese Funktionen durch andere Lösungen ersetzen, was wiederum mit einem gewissen Schulungsbedarf einhergeht.
Zudem bedeutet der Übergang von On-Premise zu Cloud natürlich einen gewissen Einmalaufwand, da Sie auf ein Abonnement wechseln. Hierfür bieten die verschiedenen Anbieter jedoch in der Regel nutzungsabhängige Preismodelle an,
2. Datenmigration
Ein weiterer Aspekt, der Sie vor Herausforderungen stellen könnte, ist die Datenmigration. Um Verluste zu vermeiden, sollten Sie Ihre Daten systematisch in das Cloud-System übertragen.
Best Practices für die Implementierung von Cloud ERP in KMU und Mittelstand
Um die Cloud problemlos einzuführen, empfehlen wir Ihnen zunächst eine Pilotphase, also ein Proof of Concept. Diese ist sinnvoll, da die Cloud aufgrund der wegfallenden Serverbereitstellung oder Installation mit einem deutlich geschmälerten Setup-Aufwand einhergeht. So testen Sie das System mit Ihren eigenen Geschäftsdaten und identifizieren frühzeitig mögliche Herausforderungen.
Zudem empfehlen wir Ihnen ein agiles, schrittweises Vorgehen (sogenannte Waves), mit welchem Sie das System kontinuierlich weiterentwickeln.
Datensicherheit in der Cloud ERP
Die Sicherheit Ihrer sensiblen Unternehmensdaten ist ein zentraler Aspekt, wenn es um die Wahl des passenden Cloud-ERP-Systems geht. Moderne Systeme setzen daher auf hochentwickelte Verschlüsselungsverfahren und mehrstufige Sicherheitsprotokolle. Auch regelmäßige Sicherheitsaudits, Zugangsbeschränkungen und automatisierte Backups gewährleisten eine maximale Datensicherheit.
Cloud-Anbieter von ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central sichern beispielsweise täglich Ihre Daten und genügen höchsten Sicherheitsstandards wie ISO 27001, ISO 27017 oder SOC 2 Type 2. Auch den Speicherort Ihrer Geschäftsdaten können Sie auswählen. Wenn Sie also nicht möchten, dass Ihre Daten zum Beispiel auf einem US-Server gespeichert werden, können Sie unzählige andere Länder auswählen, darunter auch Deutschland.
Datensicherheit: Cloud vs. On-Premise
Es mag für Sie überraschend sein, aber Cloud-ERP-Systeme bieten oftmals eine höhere Sicherheitsstufe als traditionelle On-Premise-Lösungen. Der große Vorteil cloudbasierter ERP-Systeme: Professionelle Sicherheitsexperten kümmern sich ausschließlich um die ERP-Sicherheit, Datensicherung und, falls notwendig, um die Wiederherstellung im Ernstfall. So verschlafen Sie oder Ihr IT-Team keine Updates und Ihr System erfüllt stets die neuesten Sicherheitsstandards.
Zudem sind insbesondere bei KMUs die IT-Abteilungen oftmals auch für andere Themen zuständig und haben in der Regel gar nicht die Kapazitäten, sich in dem Ausmaß um die Datensicherheit zu kümmern, wie es bei cloudbasierten Systemen der Fall ist.
Cloud-ERP-Systeme sind darüber hinaus im Vergleich zu On-Premise-Systemen umfassender und vernetzter. Dadurch fallen Integrationspunkte als Schwachstellen weg und die Sicherheitsrisiken sind geringer.
Cloud ERP-Anbieter: die Wichtigsten im Überblick
Unter den zahlreichen Cloud-ERP-Anbietern sticht eine Handvoll hervor, die sich durch herausragende Leistungen und innovative Lösungen auszeichnen. Dazu gehören Anbieter wie Microsoft, SAP, Sage, Epicor, Oracle oder Xentral. Alle Unternehmen bieten umfassende Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind.
In unseren Artikeln
– Das beste ERP-System für den Mittelstand: Wir helfen Ihnen bei der Auswahl
– Das beste ERP-System für IT-Dienstleister: Empfehlungen vom Profi
haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile übersichtlich zusammengefasst. Eines können wir Ihnen schon verraten: Unser Favorit ist ganz klar Microsoft Business Central.
Fazit: Cloudbasierte ERP-Systeme sind die sichere Zukunft
Zusammenfassend ist ein Cloud-ERP-System eine revolutionäre Möglichkeit, Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und dadurch Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Aufgrund der breiten Bandbreite von Anbietern und vielfältigen Sicherheitsmaßnahmen ist ein Cloud-ERP-System dabei nicht nur eine attraktive Option für KMUs, sondern für Unternehmen jeder Größe.
Blicken wir ein bisschen in die Zukunft, können wir darüber hinaus weitere Innovationen und Anpassungen an die sich stets wandelnden Anforderungen der Geschäftswelt erwarten. Bei einigen Anbietern erkennen wir zudem eine starke Tendenz weg von On-Premise-Systemen hin zu cloudbasierten Lösungen. Dazu gehören beispielsweise neue Funktionen, die für On-Premise-Systeme gar nicht vorgesehen sind.
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