Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
Was passiert eigentlich, wenn Sie Ihr ERP-System aktualisieren müssen oder Daten in ein neues System überführen möchten? Hier kommt die ERP-Datenmigration ins Spiel. Wie Sie diese erfolgreich durchführen, das erfahren Sie in diesem Artikel.
Bevor wir loslegen, noch ein paar Hinweise zu Themen, die Sie auch interessieren könnten:
– ERP-Wechsel: Wann er sinnvoll ist – und wann nicht
ERP Migration: Die gängigsten Varianten im Überblick
Vorweg: Wie so oft im Leben, gibt es nicht DEN einen Weg, Ihre Daten zu migrieren. Am besten, Sie entscheiden basierend auf den Anforderungen, der Datenmenge, der Komplexität des vielleicht bereits vorhandenen ERP-Systems und anderen spezifischen Faktoren Ihres Unternehmens. Zu den gängigsten Varianten der Datenmigration gehören:
1. Selektive manuelle Datenmigration: Hier kopieren Sie manuell Daten von einem System in ein anderes und fügen diese dort ein. Der Nachteil: Diese Option ist zeitaufwendig und bietet reichlich Spielraum für menschliche Fehler.
Diese Variante können Sie in der Regel selbst ausführen. Sie eignet sich für Neueinführungen oder Upgrade-Projekte, bei denen Sie im Zuge dessen geänderte Prozesse einführen. Gleichzeitig möchten Sie die selektive automatisierte Migration vermeiden bzw. den damit verbundenen Aufwand.
2. Vollständige Datenmigration: Sie übertragen alle Daten, sprich Kundendaten, Produktdaten, Bestandsdaten, Finanzdaten, Lieferantendaten und andere relevante Daten aus dem alten System in das neue System.
Typischerweise eignet sich diese Variante für Software-Updates. In der Regel läuft die Datenmigration dann automatisiert ab und Sie können sich zurücklehnen.
Ausnahme: Wenn Sie das Upgrade gleichzeitig nutzen möchten, um geänderte Prozesse zu etablieren, empfehlen wir Ihnen diesen Weg nicht, sondern die selektive manuelle oder automatisierte Datenmigration.
3. Selektive automatisierte Datenmigration: Selbst, wenn Sie Ihr System gut gepflegt haben, schwirren bestimmt irgendwo veraltete oder nicht mehr relevante Daten rum. Diese lassen Sie bei der selektiven Datenmigration schön im alten System und nehmen nur die wirklich wichtigen Daten mit.
Diese Variante eignet sich für Neueinführungen, sofern Sie die Daten aus dem Vorsystem in geeigneter Form abrufen können. Auch für Upgrade-Projekte, bei welchen Sie geänderte Prozesse einführen, lohnt sich ein Blick auf diese Variante. Bei der selektiven automatisierten Datenmigration entwickeln wir eigene Datenübernahmeroutinen, die bestimmte Teile aus dem Vorsystem automatisiert übertragen.
4. Schließlich, auch wenn diese Variante in der Praxis selten bis nie vorkommt, gibt es natürlich auch noch die “Keine Datenmigration“- Variante. Diese wird im Grunde nur dann verwendet, wenn Sie bisher noch kein ERP-System implementiert haben.
ERP-Datenmigration: Unsere Empfehlung
Auch hier ein Disclaimer, dass Sie im Zweifel Ihre individuelle Situation überprüfen (lassen). Im Allgemeinen empfehlen wir Ihnen eine vollständige Datenmigration, sollte es sich “nur” um einen Versionssprung innerhalb der gleichen Software handeln. Für alle anderen Fälle raten wir Ihnen zu einer selektiven Datenmigration, entweder automatisiert oder manuell, basierend auf der Datenmenge und dem Aufwand, den Sie stemmen können und möchten.
Sie brauchen eine fundierte Beratung zur Datenmigration in Ihrem Unternehmen?
ERP Migration: Gut durchdachter Plan ist das A und O
Bei der Migration übertragen Sie Daten in ein neues oder anderes ERP-System, beispielsweise beim ERP-Wechsel oder der ERP-Implementierung. Auch bei einem System-Upgrade spielt die Datenmigration eine wichtige Rolle. Damit alles rund läuft, erstellen Sie am besten einen gründlichen Migrationsplan. Warum? Weil Daten das Rückgrat Ihres Unternehmens sind und die sichere und genaue Migration erfolgsentscheidend ist.
Ein weiterer Punkt: Sie können gleich einen Frühjahrsputz mit Ihren Daten machen und veraltete oder redundante Daten aussortieren. Denn, und da müssen Sie und wir uns nichts vormachen: Wir alle haben unsere Datenleichen auf dem Rechner, oder nicht?
Datenmigrationsplan: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
So weit, so gut. Aber wie genau migrieren Sie denn jetzt Ihre Daten? Kurz gefasst: Für eine effektive ERP-Datenmigration sollten Sie die folgende Checkliste abarbeiten:
1. Datenbewertung: Ermitteln Sie, welche Daten Sie migrieren müssen und welche nicht. Das umfasst Kundendaten, Produktdaten, Bestandsdaten, Finanzdaten und Lieferantendaten. Erstellen Sie eine detaillierte Liste dieser Daten, beispielsweise in Form einer Mapping-Tabelle. Diese beschreibt die Zuordnung der Datenfelder zwischen dem alten und neuen System und stellt sicher, dass sie die Daten korrekt zuordnen und übertragen.
2. Planung: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan und definieren Sie Verantwortlichkeiten. Legen Sie die Reihenfolge der Migrationsschritte fest und benennen mögliche Risiken. Haben Sie ein klares Verständnis für die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb und entwickeln Sie Pläne zur Minimierung von Ausfallzeiten.
3. Backup-Plan: Erstellen Sie einen Backup-Plan, der sicherstellt, dass im Falle von Datenverlusten oder Problemen während der Migration eine Sicherung der Daten verfügbar ist. Achten Sie auf regelmäßige Backups der Daten, um einen Datenverlust zu vermeiden. Testen Sie den Backup-Plan, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert.
4. Vorbereitung: Reinigen und validieren Sie die zu migrierenden Daten. Überprüfen Sie, ob Sie die Daten in ein neues Format konvertieren müssen, damit diese mit dem neuen System kompatibel sind. Falls nötig, bereinigen Sie die Datenbank, indem Sie veraltete, doppelte oder ungenaue Daten entfernen.
5. Testmigration: Führen Sie eine Testmigration durch, um mögliche Hindernisse zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Daten korrekt übertragen werden und mit Ihren Geschäftsregeln und Anforderungen übereinstimmen.
6. Migration: Führen Sie die endgültige Migration gemäß dem erstellten Migrationsplan durch. Überwachen Sie den Prozess sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, und reagieren Sie schnell auf auftretende Probleme.
7. Überprüfung und Fehlerkorrektur: Überprüfen und überwachen Sie die Daten und das neue ERP-System nach der Migration, um sicherzustellen, dass alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor und beheben Sie auftretende Probleme.
Pro-Tipp: Generell empfehlen wir Ihnen, den gesamten Migrationsprozess umfassend zu dokumentieren. Erfassen Sie dabei alle durchgeführten Schritte, Probleme, Lösungen und Lessons Learned. Glauben Sie uns: Beim nächsten Jahresabschluss oder bei der Systemwartung und -aktualisierung werden Sie uns für diesen Tipp dankbar sein.
Unser Bonustipp: Ziehen Sie erfahrene Experten und Berater hinzu, die über Fachkenntnisse verfügen. Sie können Ihnen wertvolle Einblicke und Unterstützung bieten, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Unser Fazit für eine erfolgreiche Datenmigration
Ohne Frage: Die ERP-Datenmigration kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Ressourcen kann Ihr Unternehmen diesen Prozess erfolgreich meistern. Die Auswahl der richtigen Art der ERP-Datenmigration und das Erstellen eines soliden Datenmigrationsplans sind daher entscheidend für den Erfolg. Nutzen Sie zur Unterstützung unsere ERP Datenmigration Checkliste oder kontaktieren Sie uns direkt. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer ERP-Migration.