Danial Sarfraz ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Ascensify. Er kennt die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen aus eigener Erfahrung – und findet für seine Kunden heute deshalb Lösungen statt Probleme.
ERP und Projektmanagement: Was bedeutet das?
Ein ERP-System ist zunächst einfach eine Software, die die Abläufe in Ihrer Firma vereinfacht. ERP steht für Enterprise Resource Planning, also das Planen Ihrer Unternehmens-Ressourcen. Ein ERP-System kann sowohl lokal installiert werden als auch cloudbasiert als SaaS (Software as a Service).
Projektmanagement hingegen bezieht sich auf die effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Projekte. Das Ziel: Der erfolgreiche Abschluss eines Projektes.
Binden Sie nun Ihr Projektmanagement in ein ERP-System ein, steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich. Das Ergebnis: Eine optimierte Geschäftsabwicklung inklusive Effizienzsteigerung und besseren Ergebnissen.
Projektmanagement im ERP-System: Darum ist es sinnvoll
Es gibt sowohl spezielle Projektmanagement-Software mit ausschließlichem Fokus auf das Projektmanagement als auch ERP-Module, die direkt in die ERP-Lösung integriert sind.
Die Integration über das entsprechende ERP-Modul in ein ERP-System bietet Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, da das Modul über eine native Verbindung zu den anderen ERP-Bereichen verfügt. Als ehemaliger IT-Verantwortlicher in einem mittelständischen Unternehmen weiß ich aus eigener Erfahrung, wie wichtig es ist, die Abläufe nahtlos zu verbinden.
Eine dedizierte Projektmanagement-Software kann natürlich auch auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen, jedoch nur in Form von Importen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, Ihr Projektmanagement direkt in Ihr ERP-System zu integrieren. So vermeiden Sie doppelte oder veraltete Datensätze.
Weitere Vorteile sind:
Vorteil #1: Zentralisierung von Informationen
Vorteil #2: Verbessertes Rechnungsmanagement
Die passende ERP-Software optimiert Ihr Rechnungsmanagement. Sie stellt beispielsweise eine Verbindung zu den gestellten Verkaufs- oder. Einkaufsrechnungen her. Dabei überprüft sie, ob geleistete Zeiten bereits abgerechnet sind oder für welche Positionen Sie bereits Rechnungen von Lieferanten erhalten haben.
Vorteil #3: Echtzeit-Updates
Ein weiterer großer Pluspunkt: Sie können in Echtzeit auf Projektinformationen zugreifen. Das ERP-System ermöglicht es allen Teammitgliedern, den Fortschritt zu verfolgen und bei Bedarf sofort zu reagieren. Das ist entscheidend, um agile und flexible Arbeitsweisen zu unterstützen.
Vorteil #4: Ressourcenoptimierung
Durch die Integration von Projektmanagement in Ihr ERP-System verwalten Sie Ressourcen effektiver. Das System hilft Ihnen dabei, Überlastungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten.
Vorteil #5: Budgetkontrolle
Das ERP-System bietet eine präzise Budgetkontrolle, indem es Ausgaben, Investitionen und mögliche Risiken transparent macht. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt im finanziellen Rahmen bleibt und strategisch ausgerichtet ist.
Grenzen der Integration von Projektmanagement in ein ERP-System
Auch wenn die Integration von ERP und Projektmanagement viele Vorteile bringt, gibt es auch Aspekte, die Sie bei der Implementierung beachten sollten:
1. Komplexität und Benutzerfreundlichkeit
Eine zu komplexe Integration beeinträchtigt unter Umständen die Benutzerfreundlichkeit und führt zu viel Frust bei Ihren Mitarbeitenden. Finden Sie daher die richtige Balance zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Eine klare Benutzeroberfläche und Schulungen machen hier oft schon einen Unterschied.
2. Individuelle Unternehmens-Anforderungen
Eine genaue Anforderungsanalyse vor der Integration ist genauso unerlässlich wie das passende ERP-System, das Ihre Anforderungen an die Projektmanagement-Lösung widerspiegelt. Viele ERP-Systeme bieten oft Standardmodule und Zusatz-Add-Ons an, die beispielsweise im IT-Projektgeschäft etabliert sind. Unsere Faustregel: Suchen Sie eine ERP-Lösung, die mindestens 80% Ihrer Anforderungen in diesem Standard abbildet.
3. In-house Implementierung
Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert Zeit und Ressourcen. Eine schrittweise Einführung hilft, Mitarbeitende an das neue System zu gewöhnen. Dadurch minimieren Sie die Belastung bei allen Beteiligten. Holen Sie sich alternativ einen ERP-Experten an Ihre Seite, der die Implementierung für Sie übernimmt.
4. Kosten
Die Integration von Projektmanagement in ein ERP-System kann unter Umständen kostenintensiv sein. Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse ist daher wichtig. Ebenfalls nützlich: Eine professionelle Analyse einer möglichen Prozessoptimierung.
Wir fassen zusammen: Durch ein klares Verständnis dieser möglichen Hürden und Grenzen und ihrer Lösungen gestalten Sie die Integration von ERP und Projektmanagement in Ihrem Unternehmen trotzdem erfolgreich.
Wichtige Bestandteile von ERP-Software für Ihr erfolgreiches Projektmanagement
Um mit Ihrer ERP-Software erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, sollte aus unserer Sicht die folgenden ERP-Module enthalten sein:
1. Projektmanagement-Module:
- Planung, Budgetierung, Zeiterfassung und Steuerung von Projekten
- Plan-/Ist-Vergleich (Umsatz, Kosten und Zeit)
- Ressourcenmanagement
- Aufgaben- und Terminverwaltung
2. Personalwesen-Module:
- Mitarbeiterverwaltung
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement
3. Dokumentenmanagement-Module:
- Dokumentenverwaltung
- Versionskontrolle
4. Finanzbuchhaltungs-Module:
- Rechnungsstellung und -prüfung
5. Controlling-Module:
- Projekt- und Unternehmensanalyse
- Berichterstellung und -analyse
Ein geeigneter Kandidat aus unserer Sicht? Ganz klar Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Auswahl und Implementierung von ERP-Software für Projektmanagement
Für detaillierte Anleitungen, wie Sie das richtige ERP-System auswählen und implementieren, empfehlen wir Ihnen diese Artikel:
- Checkliste zur ERP-Implementierung: So klappt die Einführung reibungslos
- ERP-Auswahl: So finden Sie das passende System (inkl. Checkliste)
- Das beste ERP-System für den Mittelstand: Wir helfen Ihnen bei der Auswahl
Kurz zusammengefasst sind diese Aspekte auf jeden Fall wichtig:
1. Anforderungsanalyse
Eine gründliche Analyse Ihrer Projektmanagement-Anforderungen ist entscheidend. Welche Module sind erforderlich? Wie sollen Prozesse optimiert werden?
2. Systemauswahl
Die Auswahl der richtigen ERP-Software ist ein kritischer Schritt. Berücksichtigen Sie Funktionalitäten, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.
3. Einführungsprozess
Eine schrittweise Einführung minimiert Risiken. Implementieren Sie die Software in Phasen und beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein.
4. Schulung und Training
Um die Akzeptanz zu fördern, ist eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden unerlässlich. Schulen Sie das Team in den spezifischen Modulen, die es nutzen wird.
Fazit: Integration von PM in ERP ist empfehlenswert
Als ehemaliger IT-Verantwortlicher, der selbst die Herausforderungen des Projektmanagements erlebt hat, bin ich überzeugt, dass die Integration Ihres Projektmanagements in eine ERP-Software eine kluge Entscheidung ist. Die Vorteile überwiegen klar, angefangen bei zentralisierten Daten hin zu optimierter Ressourcenverwaltung.
Die stetige Weiterentwicklung von ERP-Software wird die Möglichkeiten für effektives Projektmanagement zudem weiter verbessern. Cloud-Lösungen und KI-gestützte Analysen könnten die Zukunft der Geschäftsprozessoptimierung sein. Dranbleiben lohnt sich also, damit Sie wettbewerbsfähig bleiben.